Digitalisasi HR: Mengapa Perusahaan Tidak Cukup Hanya Mengganti Spreadsheet

Ketika perusahaan mulai melakukan digitalisasi HR, langkah pertama yang sering muncul adalah mencari software.

Perusahaan mulai membandingkan berbagai aplikasi HRIS, attendance, payroll, recruitment, dan performance management.

Padahal, digitalisasi HR sebenarnya lebih luas daripada sekadar mengganti spreadsheet dengan software.

Jika proses HR yang masih berantakan hanya dipindahkan ke aplikasi baru, perusahaan dapat tetap mengalami masalah yang sama dalam bentuk berbeda.

Apa Itu Digitalisasi HR?

Digitalisasi HR adalah proses menggunakan teknologi digital untuk meningkatkan bagaimana fungsi HR mengelola data, menjalankan proses, dan menyediakan layanan kepada karyawan serta manajemen.

Tujuannya bukan hanya membuat pekerjaan menjadi "digital".

Tujuannya adalah membuat proses HR menjadi lebih:

• Terstruktur
• Efisien
• Mudah diakses
• Terukur
• Terintegrasi

Teknologi hanyalah salah satu bagian dari proses tersebut.

Masalah Ketika HR Masih Mengandalkan Spreadsheet

Spreadsheet sebenarnya bukan sesuatu yang buruk.

Untuk perusahaan kecil atau proses sederhana, spreadsheet dapat menjadi solusi yang praktis.

Masalah mulai muncul ketika penggunaannya berkembang tanpa struktur yang jelas.

Misalnya, sebuah perusahaan memiliki:

• Employee database.xlsx
• Attendance.xlsx
• Leave.xlsx
• Payroll.xlsx
• Recruitment.xlsx
• Performance.xlsx

Kemudian masing-masing file memiliki beberapa versi.

Pada kondisi seperti ini, masalah utamanya bukan spreadsheet.

Masalahnya adalah data dan proses tidak memiliki sistem yang terintegrasi.

Masalah Pertama: Data Terfragmentasi

Data yang tersebar membuat HR harus berpindah dari satu tempat ke tempat lain.

Ketika informasi berubah, beberapa dokumen mungkin juga perlu diperbarui.

Semakin banyak proses, semakin besar kemungkinan muncul perbedaan informasi.

Masalah Kedua: Proses Bergantung pada Orang

Proses manual sering kali sangat bergantung pada orang tertentu.

Misalnya, hanya satu orang yang mengetahui:

• File mana yang terbaru.
• Cara menghitung laporan tertentu.
• Siapa yang harus memberikan approval.
• Di mana dokumen tertentu disimpan.

Ketergantungan seperti ini dapat menjadi masalah ketika orang tersebut tidak tersedia.

Masalah Ketiga: Sulit Mengukur Proses

Digitalisasi seharusnya tidak hanya membuat proses lebih cepat.

Perusahaan juga perlu dapat mengukur proses tersebut.

Misalnya pada recruitment:

• Berapa banyak kandidat yang masuk?
• Berapa kandidat yang lolos screening?
• Berapa lama proses recruitment berlangsung?
• Dari channel mana kandidat terbaik berasal?

Tanpa data yang terstruktur, pertanyaan tersebut lebih sulit dijawab.

Digitalisasi HR Harus Dimulai dari Proses

Sebelum membeli software, perusahaan dapat memetakan proses HR yang sedang berjalan.

Contohnya adalah proses employee onboarding.

Proses manual mungkin terlihat seperti:

1. Kandidat menerima offer.
2. HR mengirim dokumen melalui email.
3. Kandidat mengirim kembali dokumen.
4. HR memasukkan data ke spreadsheet.
5. IT membuat akun.
6. Manager mendapatkan informasi melalui chat.
7. HR menyimpan dokumen ke cloud storage.

Setelah dipetakan, perusahaan dapat melihat bagian mana yang dapat disederhanakan atau diotomatisasi.

Dari Workflow ke Sistem

Setelah proses dipahami, perusahaan dapat menentukan kebutuhan sistem.

Misalnya onboarding membutuhkan:

• Employee database
• Document management
• Approval workflow
• Task management
• Notification
• Role-based access

Barulah software dapat dipilih berdasarkan kebutuhan tersebut.

Pendekatan ini berbeda dengan membeli software terlebih dahulu kemudian mencoba menyesuaikan proses perusahaan dengan fitur software.

Tidak Semua Proses Harus Diotomatisasi

Digitalisasi juga tidak berarti setiap proses harus otomatis.

Ada proses yang memang membutuhkan keputusan manusia.

Misalnya:

• Interview
• Performance review
• Employee relations
• Strategic workforce planning

Teknologi dapat membantu menyediakan data dan workflow, tetapi keputusan tetap berada pada manusia.

Karena itu, tujuan digitalisasi HR bukan menghilangkan peran HR.

Justru sebaliknya, teknologi dapat membantu HR mengurangi pekerjaan administratif sehingga lebih banyak waktu tersedia untuk pekerjaan yang membutuhkan judgment dan strategi.

Contoh Pendekatan Digitalisasi HR

Perusahaan dapat melakukan digitalisasi secara bertahap.

Tahap 1: Data

Mulai dengan membuat employee database yang terstruktur.

Tahap 2: Workflow

Digitalisasi proses yang berulang seperti:

• Leave request
• Approval
• Onboarding
• Recruitment

Tahap 3: Integration

Hubungkan sistem HR dengan aplikasi lain apabila memang diperlukan.

Tahap 4: Analytics

Gunakan data yang sudah terkumpul untuk menghasilkan laporan dan insight.

Pendekatan bertahap dapat membuat proses transformasi lebih mudah dikelola dibandingkan mencoba mengubah seluruh sistem HR sekaligus.

Bagaimana Menentukan Prioritas?

Tidak semua masalah HR memiliki prioritas yang sama.

Salah satu pendekatan sederhana adalah melihat kombinasi:

Impact × Frequency × Effort

Proses dengan dampak tinggi dan frekuensi tinggi dapat menjadi kandidat awal untuk digitalisasi.

Misalnya, jika HR menghabiskan banyak waktu setiap bulan untuk proses administrasi tertentu, proses tersebut mungkin memiliki prioritas lebih tinggi dibandingkan proses yang hanya dilakukan sekali dalam setahun.

Kesimpulan

Digitalisasi HR bukan sekadar mengganti spreadsheet dengan software.

Perusahaan perlu memahami proses terlebih dahulu, mengidentifikasi masalah, menentukan prioritas, kemudian memilih teknologi yang sesuai.

Software hanyalah alat.

Nilai sebenarnya muncul ketika teknologi digunakan untuk membangun proses HR yang lebih baik.

Dengan pendekatan tersebut, digitalisasi HR dapat menjadi bagian dari transformasi operasional perusahaan, bukan sekadar proyek pembelian software.