Apa Itu HRIS? Panduan Memahami Sistem Informasi SDM untuk Perusahaan
Apa Itu HRIS? Panduan Memahami Sistem Informasi SDM untuk Perusahaan
Mengelola karyawan menggunakan spreadsheet, dokumen, dan berbagai aplikasi yang tidak saling terhubung mungkin masih dapat dilakukan ketika jumlah karyawan masih sedikit. Namun, seiring pertumbuhan perusahaan, proses tersebut dapat menjadi semakin sulit untuk dikelola.
Data karyawan bertambah, proses administrasi HR semakin banyak, dan informasi mulai tersebar di berbagai tempat.
Salah satu solusi yang banyak digunakan perusahaan untuk mengatasi masalah tersebut adalah HRIS (Human Resources Information System).
Apa Itu HRIS?
HRIS adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mengelola, menyimpan, dan memproses informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia.
Sederhananya, HRIS dapat menjadi pusat pengelolaan data dan proses HR perusahaan.
Informasi yang sebelumnya mungkin disimpan dalam spreadsheet atau dokumen terpisah dapat dikelola melalui satu sistem.
Contoh data dan proses yang dapat dikelola melalui HRIS antara lain:
- Data karyawan
- Struktur organisasi
- Kehadiran
- Cuti dan izin
- Payroll
- Recruitment
- Performance management
- Employee onboarding
- Dokumen karyawan
- Laporan HR
Namun, tidak semua HRIS memiliki fitur yang sama. Setiap perusahaan perlu memilih sistem berdasarkan proses dan kebutuhan HR mereka.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan HRIS?
Salah satu masalah utama dalam pengelolaan HR adalah data yang tersebar.
Misalnya, data karyawan berada di spreadsheet, data kehadiran berada di aplikasi lain, dokumen kontrak berada di cloud storage, sedangkan proses approval masih dilakukan melalui chat.
Kondisi seperti ini dapat membuat HR menghabiskan banyak waktu untuk mencari, memperbarui, dan mencocokkan data.
HRIS dapat membantu perusahaan membangun sistem pengelolaan HR yang lebih terstruktur.
1. Memusatkan Data Karyawan
Dengan sistem terpusat, informasi karyawan dapat dikelola dalam satu lingkungan.
HR tidak perlu bergantung pada banyak file spreadsheet untuk mendapatkan informasi dasar karyawan.
2. Mengurangi Pekerjaan Administratif
Beberapa proses HR yang berulang dapat diotomatisasi.
Contohnya adalah pengajuan cuti, approval, pencatatan kehadiran, atau pembuatan laporan tertentu.
Dengan demikian, waktu HR dapat lebih banyak digunakan untuk pekerjaan yang memiliki nilai strategis.
3. Memudahkan Akses Informasi
Sistem yang terstruktur membuat informasi lebih mudah dicari dan digunakan.
HR dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan tanpa harus memeriksa banyak dokumen secara manual.
4. Membantu Pengambilan Keputusan
Data HR dapat digunakan untuk menghasilkan laporan dan insight.
Contohnya:
- Jumlah karyawan
- Employee turnover
- Absensi
- Distribusi karyawan
- Recruitment metrics
- Performance metrics
Informasi tersebut dapat membantu perusahaan memahami kondisi tenaga kerjanya.
Apakah HRIS Hanya Dibutuhkan Perusahaan Besar?
Tidak.
Kebutuhan terhadap HRIS sebenarnya lebih berkaitan dengan kompleksitas proses HR daripada sekadar jumlah karyawan.
Perusahaan dengan jumlah karyawan yang belum terlalu besar pun dapat membutuhkan sistem apabila proses HR sudah cukup kompleks.
Sebaliknya, perusahaan dengan jumlah karyawan lebih besar mungkin masih dapat menggunakan sistem sederhana apabila prosesnya belum terlalu kompleks.
Pertanyaan yang lebih tepat bukan:
"Berapa jumlah karyawan yang harus dimiliki sebelum menggunakan HRIS?"
Melainkan:
"Apakah proses HR perusahaan sudah cukup kompleks sehingga pengelolaan manual mulai menghambat pekerjaan?"
Kapan Perusahaan Sebaiknya Mulai Menggunakan HRIS?
Beberapa tanda bahwa perusahaan mulai membutuhkan sistem HR antara lain:
- HR menghabiskan banyak waktu untuk pekerjaan administratif.
- Data karyawan tersebar di banyak spreadsheet.
- Informasi karyawan sulit ditemukan.
- Proses approval masih dilakukan secara manual.
- HR sering melakukan input data yang sama berulang kali.
- Laporan HR membutuhkan waktu lama untuk dibuat.
- Kesalahan administrasi mulai sering terjadi.
- Jumlah proses HR semakin bertambah.
- Perusahaan ingin memiliki data HR yang lebih terstruktur.
Jika beberapa kondisi tersebut mulai muncul, perusahaan dapat mulai mengevaluasi penggunaan HRIS.
Bagaimana Memilih HRIS?
Tidak ada satu HRIS yang cocok untuk semua perusahaan.
Sebelum memilih sistem, perusahaan sebaiknya memahami kebutuhan internal terlebih dahulu.
Beberapa hal yang dapat dievaluasi:
Kebutuhan Proses
Identifikasi proses HR yang paling membutuhkan perbaikan.
Misalnya:
- Recruitment
- Attendance
- Leave management
- Payroll
- Performance
- Employee database
Kemudahan Penggunaan
Sistem HR tidak hanya digunakan oleh HR.
Dalam banyak kasus, karyawan dan manager juga akan berinteraksi dengan sistem.
Karena itu, pengalaman pengguna menjadi faktor penting.
Integrasi
Perusahaan dapat mempertimbangkan apakah sistem perlu terhubung dengan aplikasi lain seperti payroll, accounting, communication tools, atau sistem internal.
Skalabilitas
Sistem sebaiknya mampu mengikuti perkembangan perusahaan.
Jika perusahaan bertumbuh, kebutuhan terhadap HR juga kemungkinan akan berubah.
HRIS Bukan Sekadar Software
Hal yang sering terlupakan adalah bahwa implementasi HRIS bukan hanya masalah memilih software.
Perusahaan juga perlu memahami dan merancang proses HR yang akan dijalankan.
Software yang bagus tidak otomatis menghasilkan proses HR yang baik apabila workflow perusahaan sendiri belum jelas.
Karena itu, sebelum melakukan implementasi HRIS, perusahaan sebaiknya memahami:
- Bagaimana proses HR berjalan saat ini.
- Masalah apa yang terjadi dalam proses tersebut.
- Proses mana yang perlu diperbaiki.
- Data apa yang perlu dikelola.
- Siapa saja yang terlibat dalam setiap proses.
- Bagaimana proses tersebut akan dijalankan setelah menggunakan sistem.
Kesimpulan
HRIS merupakan salah satu komponen penting dalam digitalisasi HR perusahaan.
Sistem ini dapat membantu perusahaan mengelola data dan proses HR secara lebih terstruktur, mengurangi pekerjaan administratif, dan menyediakan data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Namun, implementasi HRIS sebaiknya tidak dimulai dari software.
Mulailah dengan memahami proses HR perusahaan, kemudian tentukan sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan tersebut.
Dengan pendekatan ini, teknologi menjadi alat untuk memperbaiki proses HR, bukan sekadar menambah satu aplikasi baru ke dalam perusahaan.
